Domande sull’outsourcing alberghiero?
In hostz sappiamo che ogni hotel è diverso, così come lo sono le sue esigenze. In questa sezione FAQ trovi risposte chiare alle domande più frequenti sui nostri servizi, sui nostri processi e su come possiamo supportare la gestione operativa del tuo hotel.
Che tu stia valutando l’outsourcing alberghiero, voglia capire come una reception virtuale possa integrarsi nella tua struttura o ti chieda quale impatto possa avere la digitalizzazione sull’esperienza degli ospiti, qui troverai le informazioni principali.
Se non trovi la risposta che cerchi, contattaci: saremo felici di aiutarti.
Outsourcing alberghiero e costi
L’outsourcing alberghiero permette di affidare determinate attività operative a un team specializzato nel settore hospitality, anziché gestire tutto internamente.
Questo consente di ridurre i costi fissi del personale, ampliare la copertura del servizio e liberare il team in struttura da molte attività ricorrenti, lasciandogli più tempo da dedicare agli ospiti e alla gestione della struttura.
Con hostz sei tu a decidere quali attività esternalizzare. Noi mettiamo a disposizione persone, tecnologia e processi per gestirle da remoto e integrarle nella tua operatività esistente.
Esternalizzare parte delle operazioni di un hotel può contribuire a ridurre i costi operativi, aumentare la disponibilità del servizio e diminuire la dipendenza dalla ricerca e dal mantenimento di personale interno per ogni funzione.
Permette inoltre di accedere a professionisti dell’ospitalità, processi standardizzati e tecnologie specifiche senza dover costruire internamente tutta l’infrastruttura necessaria.
Uno dei principali vantaggi è la flessibilità: puoi esternalizzare solo determinate funzioni e continuare a gestire internamente le attività che preferisci mantenere sotto il controllo diretto del tuo team.
L’outsourcing alberghiero può essere utilizzato da hotel indipendenti, boutique hotel, ostelli, serviced apartments, aparthotel e altre strutture ricettive.
È particolarmente utile per le strutture che vogliono ridurre il carico di lavoro del front office, offrire assistenza agli ospiti anche al di fuori degli orari tradizionali della reception, operare con un team più snello in struttura o digitalizzare parte del percorso dell’ospite.
Non è necessario automatizzare completamente l’hotel. Il modello operativo viene adattato alla struttura, alla tipologia di ospiti e al livello di presenza fisica necessario.
Puoi esternalizzare singole funzioni operative oppure combinare diversi servizi in base alle esigenze della tua struttura.
hostz può occuparsi di attività come gestione delle prenotazioni, comunicazione con gli ospiti, reception da remoto, check-in online, gestione dei portali OTA e altre attività ricorrenti di front office.
Offriamo inoltre un modulo separato di Revenue Management che comprende forecasting, analisi di mercato, strategia tariffaria, gestione delle restrizioni e ottimizzazione dei ricavi.
Sei tu a decidere quali responsabilità mantenere internamente e quali affidare a hostz.
Molte attività alberghiere possono essere gestite da remoto senza compromettere la qualità dell’esperienza degli ospiti.
Tra queste rientrano la gestione delle prenotazioni, la comunicazione con gli ospiti e sui portali OTA, l’assistenza durante check-in e check-out digitali, la gestione degli arrivi tardivi, le problematiche di accesso, le richieste relative alla fatturazione e molte altre attività ricorrenti di front office.
La configurazione dipende sempre dalla struttura. Le attività che richiedono una presenza fisica rimangono in carico al team in loco, mentre hostz gestisce da remoto tutto ciò che può essere svolto in modo efficiente senza una presenza fisica.
In questo modo l’hotel può mantenere una struttura organizzativa più snella e concentrare il personale interno sulle attività in cui la presenza diretta crea realmente valore.
Sì. L’outsourcing alberghiero offre un vantaggio economico concreto perché permette alla struttura di crescere senza aumentare proporzionalmente i costi fissi del personale.
Con l’aumento del volume di lavoro, hostz può assorbire ulteriori attività senza che l’hotel debba assumere una nuova risorsa per ogni funzione o turno aggiuntivo.
Nella maggior parte dei casi, l’outsourcing permette anche di ridurre i costi operativi complessivi, perché è necessario meno personale interno per gestire prenotazioni, comunicazione con gli ospiti, reception e altre attività che possono essere svolte da remoto.
Il risultato è una struttura dei costi più flessibile, che consente all’hotel di crescere mantenendo sotto controllo i costi del personale.
Ridurre i costi operativi non significa necessariamente ridurre il livello di servizio. Un hotel può invece riorganizzare il modo in cui vengono distribuite le attività operative.
Prenotazioni, comunicazione con gli ospiti, supporto alla reception e altre attività ricorrenti di front office possono essere gestite da remoto, riducendo così la necessità di mantenere una struttura di personale fisso più ampia in hotel.
L’outsourcing permette inoltre di crescere senza aumentare i costi del personale nella stessa proporzione. Quando aumenta il volume di lavoro, il team remoto può assorbire ulteriori attività senza rendere necessaria una nuova assunzione interna per ogni incremento della domanda.
Il risultato è un modello operativo più snello e flessibile, mantenendo allo stesso tempo il livello di assistenza di cui gli ospiti hanno bisogno.
Sì. L’outsourcing può ridurre la dipendenza dell’hotel dalla ricerca continua di personale aggiuntivo per tutte quelle funzioni che possono essere gestite da remoto.
Prenotazioni, comunicazione con gli ospiti, reception digitale e molte attività amministrative di front office non richiedono necessariamente la presenza fisica di una persona in hotel.
Questo permette al team in struttura di concentrarsi sulle attività in cui la presenza personale fa realmente la differenza, mentre hostz si occupa delle funzioni che possono essere gestite da remoto.
È inoltre un modo per garantire maggiore continuità operativa nei periodi in cui trovare e trattenere personale qualificato nel settore alberghiero diventa particolarmente difficile.
Reception virtuale ed esperienza dell'ospite
Una reception virtuale permette di gestire da remoto molte delle attività tradizionalmente svolte al front desk.
Gli ospiti possono ricevere informazioni, completare il check-in digitale e comunicare con il team della reception attraverso diversi canali, mentre professionisti dell’ospitalità gestiscono le loro richieste da remoto.
La configurazione dipende dalla struttura. Una reception virtuale può affiancare una reception tradizionale, coprire determinate fasce orarie oppure assumere una parte più ampia delle attività di front office.
L’obiettivo non è semplicemente automatizzare la reception, ma combinare tecnologia e assistenza umana per creare un modello operativo più efficiente.
Sì. Una reception virtuale può garantire assistenza continua agli ospiti senza la necessità di mantenere una reception tradizionale fisicamente presidiata 24 ore su 24.
hostz può gestire da remoto la comunicazione con gli ospiti attraverso i canali concordati, occupandosi di richieste, prenotazioni, check-in e check-out, arrivi tardivi, problemi di accesso e altre necessità quotidiane.
Quando una situazione richiede un intervento aggiuntivo, procedure di escalation definite assicurano che venga coinvolta la persona corretta.
In questo modo l’hotel può offrire il supporto di un receptionist virtuale 24/7 mantenendo al tempo stesso una struttura del personale più efficiente.
Non necessariamente. Digitalizzare i processi operativi non significa eliminare il contatto umano.
Una reception virtuale può gestire rapidamente le attività più ripetitive, lasciando al personale presente in struttura più tempo per dedicarsi alle interazioni con gli ospiti in cui il contatto personale crea davvero valore.
Quando hanno bisogno di assistenza, gli ospiti possono comunque comunicare con professionisti dell’ospitalità reali. Il livello di digitalizzazione e di supporto da remoto viene adattato alla struttura e alla sua tipologia di clientela, senza applicare lo stesso modello indistintamente a ogni hotel.
Non tutti gli ospiti hanno lo stesso livello di familiarità con la tecnologia, per questo un percorso digitale deve sempre prevedere la possibilità di ricevere assistenza.
Se un ospite incontra difficoltà durante il check-in online o in un altro processo digitale, il team della reception da remoto può guidarlo nei vari passaggi e aiutarlo a risolvere il problema.
L’obiettivo della digitalizzazione è rendere il soggiorno più semplice, non costringere gli ospiti a fare tutto autonomamente.
Anche il livello di automazione e di assistenza umana può essere adattato alla tipologia di ospiti che soggiornano abitualmente nella struttura.
La reception virtuale di hostz combina tecnologia e professionisti dell’ospitalità reali.
Tecnologia e automazione ci aiutano a gestire in modo efficiente i processi ripetitivi e a garantire tempi di risposta più rapidi, ma quando è necessario un intervento umano gli ospiti possono ricevere assistenza da persone formate.
Crediamo che la tecnologia debba supportare l’ospitalità, non sostituirla. Questa combinazione permette agli hotel di beneficiare dell’efficienza delle operazioni digitali senza rinunciare a un servizio personale quando serve.
Il nostro team di reception da remoto è composto da professionisti dell’ospitalità formati per gestire la comunicazione con gli ospiti e le attività operative quotidiane di un hotel.
La maggior parte del nostro team è con hostz fin dall’inizio e abbiamo un livello di continuità eccezionalmente elevato. Questo significa che le persone che seguono i nostri hotel partner sviluppano nel tempo una conoscenza approfondita delle strutture che gestiscono, invece di essere continuamente sostituite e dover ricominciare la formazione da capo.
Prima di iniziare a lavorare con una nuova struttura, il team viene formato sui suoi processi, sul percorso dell’ospite, sulle policy, sui sistemi utilizzati e su tutte le informazioni specifiche necessarie. Formazione, procedure documentate e processi di escalation chiari ci permettono di garantire un servizio coerente e di gestire correttamente anche le situazioni più complesse. Questa continuità è una parte fondamentale del nostro servizio: con il tempo il nostro team conosce sempre meglio il tuo hotel e lavora come un’estensione del tuo team interno.
- Error: empty slot
Processi, Onboarding e Collaborazione
Ogni collaborazione inizia con una fase di onboarding.
Analizziamo il funzionamento della struttura, il percorso degli ospiti, i processi interni, le policy, i sistemi utilizzati, la configurazione delle camere o delle unità e le situazioni più comuni che il team deve gestire quotidianamente.
Queste informazioni vengono trasformate in workflow e documentazione operativa per il team hostz.
Durante e dopo l’onboarding, il confronto regolare con il tuo team ci permette di perfezionare continuamente la configurazione e assicurarci che la gestione da remoto rispecchi il modo in cui desideri accogliere e assistere i tuoi ospiti.
Non necessariamente.
Quando possibile, a seconda dei servizi richiesti, integriamo i nostri processi operativi con la tecnologia già utilizzata dal tuo hotel. Durante l’onboarding analizziamo il PMS, il channel manager, gli strumenti di comunicazione con gli ospiti e gli altri sistemi rilevanti per capire come integrarli nel modello operativo.
Se un sistema esistente presenta limitazioni significative, possiamo consigliare un’alternativa, ma lavorare con hostz non significa automaticamente dover cambiare l’intero stack tecnologico.
L’obiettivo è creare una configurazione efficiente senza introdurre complessità non necessarie.
No. Esternalizzare alcune attività non significa rinunciare al controllo della propria struttura.
Sei tu a definire quali responsabilità vengono affidate a hostz, quali decisioni richiedono la tua approvazione e quali aree rimangono interamente sotto la gestione del tuo team.
Processi, responsabilità e procedure di escalation vengono concordati durante l’onboarding, mentre una comunicazione regolare garantisce piena visibilità sulle attività operative.
Il nostro ruolo è alleggerire il tuo team dalle attività operative ricorrenti, lasciandoti il controllo sulla strategia, sugli standard e sull’esperienza degli ospiti.